Добавление новых документов в системы учета или электронные архивы требует соблюдения установленных процедур. Рассмотрим универсальный алгоритм действий.
Содержание
Подготовка документа к добавлению
| Этап | Действия |
| Проверка | Убедитесь в полноте и правильности документа |
| Сканирование | Для бумажных документов (разрешение 300 dpi) |
| Форматирование | Приведение к требуемому формату (PDF, DOCX) |
| Именование | Согласно принятой системе классификации |
Способы добавления документа
В электронные системы документооборота
- Авторизуйтесь в системе
- Выберите раздел "Добавить документ"
- Загрузите файл с устройства
- Заполните метаданные (автор, дата, тип)
- Укажите категорию и права доступа
- Нажмите "Сохранить"
В бумажные архивы
- Подготовьте сопроводительную карточку
- Проставьте штамп регистрации
- Присвойте инвентарный номер
- Разместите в соответствующем деле
- Внесите запись в журнал учета
Требования к файлам
| Параметр | Рекомендации |
| Формат | PDF/A для долгосрочного хранения |
| Размер | Не более 20 МБ для электронных систем |
| Имя файла | Латиница, без спецсимволов, дата в начале |
| Качество | Читаемый текст, четкие изображения |
Заполнение метаданных
- Название документа (официальное наименование)
- Тип документа (приказ, договор, акт)
- Дата создания (в формате ДД.ММ.ГГГГ)
- Автор/отправитель (ФИО или организация)
- Ключевые слова для поиска
- Срок хранения (для архивных документов)
Контроль добавленных документов
- Проверьте отображение в системе
- Убедитесь в правильности метаданных
- Протестируйте поиск по атрибутам
- Проверьте права доступа
- Убедитесь в возможности открытия файла
Автоматизация процесса
Для массового добавления документов используйте функцию пакетной загрузки. Современные системы позволяют загружать zip-архивы с автоматическим распознаванием метаданных из имен файлов или сопроводительных xml-файлов.
